Pod koniec kwietnia 2023 roku w Chojnicach w siedzibie Klubu Łączności LOK SP2KFQ i Chojnickiego Klubu Łączności odbyło się spotkanie, którego celem było dokonanie ustaleń dotyczących organizacji Miedzyoddziałowego Spotkania Krótkofalowców „RENIFER 2023”. W spotkaniu udział wzięli przedstawiciele Oddziałów Terenowych PZK organizujących MSK. Obecni byli: Dariusz Mankiewicz SP2HQY (prezes Pomorskiego Oddziału PZK – OT09, oddziału koordynującego organizację imprezy), Wojciech Rydzkowski SP2ALT (sekretarz OT09, a jednocześnie członek klubu SP2KFQ), Jerzy Czapliński (prezes Żuławskiego Oddziału Terenowego PZK – OT16), Grzegorz Radke SQ2MTK (sekretarz OT16), Jerzy Matusiak SQ2NIA (prezes Środkowopomorskiego Oddziału Terenowego PZK – OT22) i Piotr Eichler SP2LQP (prezes Klubu Łączności LOK SP2KFQ a zarazem Chojnickiego Klubu Łączności – organizator wykonawczy MSK „RENIFER 2023”).
Tak więc organizatorami „MSK RENIFER 2023” są OT PZK 09, 16, 22, 23 i 26, a organizatorem wykonawczym jest SP2LQP. Nieobecni byli przedstawiciele Oddziału Nadnoteckiego PZK (OT23) oraz Oddziału PZK w Toruniu (OT26). We wcześniejszych rozmowach telefonicznych usprawiedliwili swoją nieobecność i przekazali informację o deklarowanym udziale w organizacji spotkania i przyjęcia do wiadomości poczynionych na spotkaniu ustaleń.
Na podstawie przeprowadzonego przez SP2LQP rozpoznania dostępnej bazy możliwej do zorganizowania spotkania w 2023, SP2HQY przedstawił informację o proponowanym miejscu – to Ośrodek Sportu i Rekreacji w Człuchowie Camping nr 80. Zebrani doszli do wniosku, że jest to propozycja spełniająca oczekiwania co do standardu pobytu i oferowanych cen. Zadecydowano, że MSK „RENIFER 2023” odbędzie się w Człuchowie w dniach 16 – 18 czerwca 2023 (centralnym dniem spotkania będzie sobota 17.06.2023). W ten sposób utrzymane zostaną ceny na poziomie sprzed podwyżek wynikających ze zmian, jakie zaszły w polskiej gospodarce w roku 2022 (drastyczne podwyżki cen oferowanych różnych usług w tym dotyczących imprez organizowanych przez wszelkiego rodzaju ośrodki wczasowo-rekreacyjne). Pobyt jednej osoby za jeden dzień (pełne wyżywienie i nocleg) to 90 zł (wyżywienie: śniadanie i kolacja po 12,50 zł, obiad 25 zł oraz nocleg 40 zł). Inne oferty były dwukrotnie wyższe.
Dodatkowo dostępne atrakcje: kajaki, mini golf, park wodny dla dzieci, park linowy, możliwość wędkowania (po wykupieniu zgody PZW). W pobliżu zamek w Człuchowie i sala tradycji kolejnictwa (dworzec PKP).
W kwestii organizacji pobytu na spotkaniu (noclegi, posiłki) ustalono, że każdy uczestnik rozlicza się sam z OSiR Człuchów. Zasady dokonywania wpłat oraz jak wypełniać pole za co dokonywana jest wpłata – będzie podane (poniedziałek-wtorek) w oddzielnym tekście na stronie „Renifera”.
Organizator (pięć OT PZK) ze swojej strony zapewnia dwa namioty kawiarniane ze stołami i ławami na 120 osób, termosy do grzania wody na kawę i herbatę, wodę w butelkach 0,5 l po 1 sztuce na uczestnika, produkty na grilla dla osób nocujących z soboty na niedzielę, rzutnik + ekran na potrzeby prelekcji, nagłośnienie, identyfikatory dla uczestników, inne materiały organizacyjno-biurowe.
Aby zapewnić atrakcyjność spotkania dla pań (w domyśle żony – cokolwiek to znaczy – krótkofalowców) SP2LQP zadeklarował podjęcie rozmów z lokalną grupą działania kobiet pn. „Sabat Szefowych”, czy i w jaki sposób mogą nas wspomóc „ofertą dla pań”. SP2LQP również podjął się rozmów z 8 Brygadą WOT z Bydgoszczy w sprawie ewentualnego ich udziału w imprezie pod kątem prezentacji sprzętu łączności i pokrewnego z tej dziedziny używanego w WOT (radiostacje, zasilanie polowe, itp.).
Swoje propozycje zasygnalizowali przedstawiciele uczestniczący w spotkaniu:
1) OT16 zabezpieczy praktyczny pokaz przeprowadzenia łączności z użyciem fal świetlnych (częstotliwość pracy 430 THz) oraz łączności przez satelitę QO100. Chętni uczestnicy spotkania będą mogli takie łączności przeprowadzić pod swoimi znakami.
2) OT22 proponuje zademonstrowanie (w miarę możliwości) sprzętu do zawodów w odbiorze i nadawaniu telegrafią szybką. Na potrzeby tego wydarzenia SP2LQP zadeklarował użyczenie namiotu tzw. handlowego wielkości 3×3 m, którym dysponuje klub SP2KFQ. Oddział również przygotuje jedną prelekcję tematyczną (temat będzie podany później).
3) OT26 zadeklarował przywiezienie fantomów i zorganizowanie praktycznych pokazów udzielania pierwszej pomocy przed medycznej (info SP2LQP na podstawie rozmowy z wiceprezesem Mariuszem Thomasem SQ2BNM).
4) SP2LQP zaproponował by zainteresować możliwością przedstawienia swoich konstrukcji przez SP2JQR, SQ2LIP, SP2FP. SP2HQY wspomniał o tym, aby zainteresować przyjazdem SP7UKL i SP1BKS, którzy prowadzą handel sprzętem dla krótkofalowców. Można rozważyć zorganizowanie giełdy krótkofalarskiej przez zainteresowanych OM’s.
Jeżeli pojawią się inne propozycje Oddziały przedstawią je w późniejszym czasie.
Ustalono, że w sobotę po zakończeniu przedsięwzięć przewidzianych planem dnia odbędzie się wręczanie przez organizatorów upominków wybranym uczestnikom spotkania potocznie nazywane „loterią”. SP2LQP zadeklarował podjęcie rozmów z potencjalnymi sponsorami upominków na terenie powiatu człuchowskiego i chojnickiego.
Spotkanie prowadził SP2HQY, informację sporządził SP2LQP.